Một hệ thống vận hành
toàn sàn giao dịch BĐS.
Tài sản, lead, phân bổ sale, mở bán, deal, hợp đồng, hoa hồng — 11 module nghiệp vụ chạy gọn trên một nền tảng, thay cho 8 file Excel rời rạc, 5 nhóm Zalo sale và một bảng Excel khoá deal mà ai cũng sửa được.
Sale không chịu nhập CRM.
Sàn không biết đang bán gì, cho ai.
Sàn có 30–120 sale, 200–1000 property, 5–10 dự án. Nhưng deal vẫn chốt qua Zalo, bảng khoá căn dùng Excel ai cũng sửa được, hoa hồng tính tay. Sale không tin CRM, giám đốc không thấy pipeline. Đây là 4 nút thắt kinh điển.
Sale giữ lead trong điện thoại riêng
Sale nói “nhập CRM chậm và mất khách”. Khi sale nghỉ — 200 lead theo cùng. Giám đốc mở pipeline thấy trống trơn, nhưng deal vẫn chốt ở bên ngoài — mất 3–7% commission cho “sale ngoài luồng”.
2 sale bán cùng 1 căn cho 2 khách
Bảng Excel “khoá căn” ai sửa cũng được. Sale A nhắt máy gọi khách “can bố”, sale B đã chốt deal 30 phút trước. Khách quay xe, sàn mất deal, hai sale công khách nội bộ.
Deal lock 7 ngày — sale quên, không release
Khách hẹn đặt cọc rồi biến mất. Căn bị đóng băng 30 ngày. Sale khác chờ nhưng không dám “ghé vào”. Cuối tháng sàn có 18 căn đóng băng không vì bán mà vì quên.
Hoa hồng tính tay — sale mất niềm tin
Kế toán cộng bậc commission cho 64 sale mất 5 ngày. Có tháng sai 2–3 sale, sale phiền lòng nhảy việc, có tháng trả dư vì tính nhầm bracket. Sàn không dám mở bảng commission cho sale xem.
“Tôi không sợ sale nghỉ. Tôi sợ sale nghỉ mà dẫn theo cả rổ lead sàn đã chi tiền ads mười trước. Được cái, họ cũng chẳng nhập vào CRM đâu — vì tôi không ép, nên tôi cũng không biết đã mất bao nhiêu.”
Mỗi property — một workspace bán hàng minh bạch.
Giám đốc mở căn hộ ra là thấy đủ: trạng thái mở bán, ai đang lock, hàng chờ, giá, % hoa hồng theo bracket, lịch sử deal — không phải hỏi sale, không phải tra Excel.
- 01Property cấu trúc phân cấp. Project → Zone → Block → Unit, GPS, loại BĐS, lịch sử mở bán đầy đủ.
- 02Selling status rõ ràng. available / assigning / locked / closed / cancelled — tự đổi theo deal thực tế.
- 03Deal lock + queue. Sale lock 72h, hết hạn auto release; sale khác được xếp queue_position.
- 04Hoa hồng minh bạch. Bracket theo giá GD, profile theo sale, kết quả tính ngay khi deal closed.
- 05Activity log bằng PG trigger. Mọi thay đổi dữ liệu log vào database — không ai âm thầm sửa được.
Một nền tảng. Toàn bộ vòng đời deal BĐS.
Từ tài sản, lead, phân bổ sale, mở bán, lock deal, ký hợp đồng, đến hoa hồng & báo cáo — chạy gọn trên một hệ thống self-hosted của sàn.
Quản lý tài sản
Project → Zone → Block → Unit. Mỗi property có GPS, loại BĐS, diện tích, hướng, lịch sử mở bán — không trùng, không thiếu căn.
Mở bán (Selling)
Quản lý đợt mở bán theo property: available / assigning / locked / closed. Cấu hình hold_duration_hours và số deal đồng thời tối đa.
Quản lý lead
Lead gắn với khu vực quan tâm, loại BĐS, property cụ thể qua junction. Lịch sử chăm sóc, mức độ quan tâm, ngân sách — không sót thông tin.
Phân bổ sale
Engine phân deal tự động theo rule: lead_priority (ưu tiên sale có lead liên quan) hoặc round_robin. Cấu hình danh sách sale theo từng rule.
Quản lý deal
Cơ chế lock / queue / expire cho property. Deal: queued / locked / expired / cancelled. Tự tính expires_at, sắp xếp queue_position.
Hoa hồng
Tính tự động qua commission_tiers (bracket theo giá GD), commission_profiles (% từng sale), deal_commissions (kết quả). Minh bạch tới từng đồng.
Hợp đồng & Khách hàng
Quản lý contracts, customers, property_owners. Lưu CMND/CCCD, thông tin pháp lý, lịch sử giao dịch — gắn vào từng deal & property.
Task & Lịch hẹn
Công việc & cuộc hẹn gắn với lead/deal. Nhắc trước 1h qua push, sync sang Google/Outlook Calendar của sale.
Activity Timeline
Mọi thay đổi dữ liệu log qua PostgreSQL trigger — không bypass được. Hiển thị qua plugin-activity-timeline gắn vào từng record.
Thông báo
In-app notification: property mở bán, deal sắp hết hạn, được phân công lead, hoa hồng đã chốt. Push thêm sang Zalo OA / email.
Báo cáo & Dashboard
Pipeline theo sale / project, win-rate, doanh thu commission, top performer. Export Excel/PDF, schedule gửi tự động cho ban giám đốc.
Module của sàn?
NocoBase mở: thêm module riêng cho sàn — quản lý CTV, marketing, chăm sóc sau bán, môi giới thứ cấp. Đội triển khai làm trong sprint riêng.
Tự động. Di động. Realtime. Minh bạch.
Không chỉ là phần mềm quản lý — là nền tảng buộc sale phải dùng. 4 năng lực nền tảng đi kèm trong mọi gói triển khai.
Engine phân bổ sale theo rule cấu hình.
Lead mới về — engine chạy rule: ưu tiên sale từng chăm lead này, fallback round-robin trong nhóm cho phép. Sale nhận deal trong 30 giây qua push. Không còn cảnh "lead nóng nằm chờ ai pick".
- ✓Rule type: lead_priority · round_robin — cấu hình theo project / zone.
- ✓Whitelist sale per rule — chỉ team đủ năng lực được nhận lead premium.
- ✓Sale từ chối quá 3 lần / tuần — auto loại khỏi rule round-robin.
App sale — lock căn 1 chạm, ở ngoài hiện trường.
Sale dẫn khách đi xem căn — lock căn ngay trên điện thoại. Hệ thống tự đếm 72h hold. Đối thủ trong sàn lập tức thấy "căn đã lock" — không phải gọi điện hỏi nhau. Mở browser, "Add to Home Screen" là xong.
- ✓Lock / release / extend lock — 1 chạm, có log đầy đủ trên server.
- ✓Xem trực tiếp queue đang chờ căn — quyết định có nên dẫn khách hay không.
- ✓Một app PWA cho cả iOS / Android / Web — không qua App Store.
Thông báo không ai bỏ lỡ deal.
Được phân lead mới, lock sắp hết hạn, deal được chuyển sang queue, hoa hồng đã chốt — sale nhận push trực tiếp. Không cần mở app, không sót deal vì "lỡ tay ngủ trưa".
- ✓Push 3 mốc trước expire: 24h · 4h · 30 phút — sale có thời gian xử lý.
- ✓Tự rebroadcast sang Zalo OA của sale nếu push không được mở.
- ✓Quản lý cấu hình loại notification — không spam tin không quan trọng.
Mọi hành động log ở DB layer — không sửa được.
Activity timeline chạy trên PostgreSQL trigger — bypass UI vẫn bị log. Ai đổi giá, ai release lock, ai sửa hoa hồng, lúc nào, từ IP nào. Sale ngừng tranh cãi "tôi không nhớ". Audit nội bộ làm trong 30 phút.
- ✓Trigger ở DB level — kể cả truy cập trực tiếp pgAdmin vẫn bị log.
- ✓Plugin-activity-timeline gắn vào mọi record — UI xem ngay.
- ✓Export log theo case → file CSV ký số, dùng cho điều tra nội bộ.
Và — khi sale nghỉ,
lead & deal vẫn ở lại.
Mỗi lead sale đã chăm — lịch sử cuộc gọi, message Zalo (qua tích hợp), property đã dẫn xem, mức ngân sách đã chốt — đều nằm trong Estio chứ không trong điện thoại cá nhân. Khi sale rời sàn, manager reassign trong 1 click — khách không nhận ra có sự thay đổi.
Anh Hoàng nghỉ — ai biết deal DE-0184 đến đâu?
- ✕Lịch sử chat với khách nằm trong Zalo cá nhân anh Hoàng.
- ✕Khách đã chốt giảm 2%, hứa cọc thứ 6 — chỉ anh Hoàng biết.
- ✕Sale mới gọi lại khách — khách bực, đổi sang sàn khác.
- ✕3 deal đang nóng "theo anh Hoàng" sang chỗ mới.
1 click reassign — sale mới gọi khách trong ngày.
- ✓Toàn bộ activity log, ghi chú deal, file đính kèm vẫn nằm trong record.
- ✓Giá đã đàm phán, điều kiện đã hứa — hiện ra trong deal detail.
- ✓Sale mới đọc context trước cuộc gọi đầu — biết cả tên con khách.
- ✓Khách không nhận ra có sự thay đổi sale phụ trách.
Từ lead đến hoa hồng — không gãy ở khâu nào.
8 bước nghiệp vụ kết nối thành một dòng chảy duy nhất. Dữ liệu chuyển tiếp tự động qua junction table & PG trigger, không gõ lại bất kỳ trường nào.
property
quan tâm
sale
opens
queue
cọc
auto-calc
+ KPI
Mọi quan tâm tới property đều vào CRM, không nằm điện thoại sale.
Lead từ landing page dự án, Fanpage, hotline, Zalo OA, sự kiện mở bán đổ về một inbox. Junction table ghi nhận: quan tâm zone nào, loại BĐS gì, property cụ thể. Sale không tự "giấu lead" được — vì hệ thống nhận nguồn trước.
- Đa nguồn: web form theo dự án, Fanpage Lead Ads, Zalo OA, hotline, walk-in.
- Junction tables: lead × zones, lead × property_types, lead × properties.
- Lead scoring: ngân sách, mức quan tâm, độ khẩn cấp, source quality.
- SLA: lead chưa contact trong 30 phút — escalate lên team lead.
Match property phù hợp trong 1 màn.
Sale mở lead — engine gợi ý ngay 3–5 property fit nhất theo zone quan tâm, loại BĐS, ngân sách, hướng. Không phải dò Excel inventory 1000 dòng — sale xuất hiện trước khách trong tư thế chủ động.
- Matching engine theo: zone × loại BĐS × ngân sách × hướng × diện tích.
- Hiển thị property còn available + slot queue còn trống.
- Lịch hẹn xem nhà — sync sang lịch sale, gửi link Google Map cho khách.
- Báo giá cá nhân hoá theo mức discount sale được phép áp dụng.
Engine phân deal — không thiên vị, không miss.
Lead chuyển sang "ready to assign" — engine chạy rule do giám đốc cấu hình. Lead_priority: nếu sale từng chăm lead này → ưu tiên. Round_robin: chia đều trong nhóm. Sale từ chối 3 lần — loại khỏi vòng.
- Rule lead_priority — match score theo lịch sử sale × loại property × zone.
- Rule round_robin — fairness queue, ai nhận ít gần đây nhất sẽ nhận trước.
- Whitelist sale theo từng rule — chỉ team senior nhận lead premium > 8 tỷ.
- Decline 3 lần / tuần → auto loại 7 ngày — sale buộc phải nhận deal.
Đợt mở bán với trạng thái rõ ràng & hold rule.
Mỗi property có nhiều selling rounds. Round mở — sale nào được phép tham gia, lock được tối đa bao lâu, mấy deal đồng thời. Hết round, property chuyển trạng thái — không ai cãi nhau căn này còn bán hay không.
- Status pipeline: available → assigning → locked → closed / cancelled.
- hold_duration_hours cấu hình theo round — Premium 72h, Standard 48h.
- max_concurrent_deals — giới hạn lock cùng lúc để không "ghẹo" khách.
- Hết round không bán được → cancelled, tự lên báo cáo cho project manager.
Lock căn trong sạch — auto release khi hết hạn.
Sale lock căn → expires_at được trigger tính ngay. Sale khác xếp vào queue_position. Lock hết hạn không gia hạn → tự release, deal kế trong queue lên locked. Không ai phải "gọi báo nhau", không ai có thể "ngâm căn".
- Deal state machine: queued → locked → (expired / cancelled / closed).
- Auto release expires_at — chạy job mỗi 1 phút, không phụ thuộc user action.
- queue_position rõ ràng — sale biết chính xác mình thứ mấy.
- Gia hạn lock: 1 lần tối đa, cần manager approve nếu >24h.
Hợp đồng generate từ deal — không gõ lại 1 dòng.
Deal closed — hệ thống pull khách hàng, property, giá đã chốt, lịch thanh toán vào template HĐ. Sale gửi cho khách qua DocuSign / VNPT-CA. Khách ký xong, status property tự chuyển closed, kích hoạt commission calculation.
- Pull data từ deal: customer, property_owner, giá chốt, phương thức TT.
- Template DOCX của sàn — logo, điều khoản, footer giữ nguyên format.
- E-sign tích hợp DocuSign / VNPT-CA / Viettel-CA — khách ký từ điện thoại.
- Tự kích hoạt commission flow khi HĐ chuyển "đã ký + đã thanh toán đợt 1".
Hoa hồng tính tự động theo bracket — không tay.
Deal closed — engine chạy: tra commission_tiers theo giá GD, áp commission_profiles của sale, ghi vào deal_commissions. Sale nhìn được số chính xác trong vòng 5 giây sau khi HĐ ký. Không tranh cãi, không "chờ kế toán tính".
- commission_tiers — bracket: 0–2tỷ (1.8%), 2–4tỷ (2.2%), 4–6tỷ (2.5%), 6tỷ+ (2.8%).
- commission_profiles — chia: sale 60%, team lead 15%, sàn 25%.
- deal_commissions — kết quả final, freeze sau closed, audit log đầy đủ.
- Sale mở app — thấy commission tháng này + dự kiến quý — minh bạch tuyệt đối.
1.8% 2–4tỷ
2.2% 4–6tỷ ←
2.5% 6tỷ+
2.8%
Pipeline & KPI sale — hiện ra ngay trên 1 màn.
Giám đốc mở dashboard buổi sáng: pipeline theo project, top performer, deal gần expire, lead chưa contact, commission đã chốt. Click 1 lần xuống tới sale cụ thể. Sale lười — số tự nói. Không cần "họp giao ban xin báo cáo".
- Pipeline theo project / zone / sale — biết deal đang tắc khâu nào.
- Top performer ranking realtime — leaderboard hiển thị trên TV phòng họp.
- Cảnh báo: lead cold >48h, lock sắp expire, deal queue chưa pick up.
- Schedule export Excel / PDF — gửi mail BGD mỗi sáng thứ Hai.
Đây là Estio đang chạy.
5 màn hình quan trọng nhất trong vận hành — đúng giao diện sản phẩm trên NocoBase, đúng dữ liệu nghiệp vụ. Bấm chuyển qua từng tab.
Tổng quan tháng 05/2026 // Sàn HCM · 84 sale · 4 CN
Lead tư vấn // 434 lead · 87 chưa contact
| Khách hàng | Quan tâm | Ngân sách | Nguồn | Sale phụ trách | Trạng thái | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cá nhânPhạm Quốc Tuấn ·
35t0901 234 132 | Aurora · 2PN view sông | 4–5.5 tỷ | Facebook Ads | Lê Hoàng | Locked DE-2406 |
| 2 | Cá nhânTrần Mỹ Hằng ·
41t0938 887 221 | Sunshine · Penthouse | 12–15 tỷ | Giới thiệu | Trần Minh | Negotiation |
| 3 | Doanh nghiệpCty Holdings
ABC0908 112 348 | Văn phòng Q1 · 200m² | ~25 tỷ | Hotline | Phạm Hùng | Đã dẫn xem |
| 4 | Cá nhânNguyễn Thanh Hoa ·
32t0912 776 119 | Aurora · 3PN | 5.5–7 tỷ | Walk-in | Lê Hoàng | Mới |
| 5 | Cá nhânĐỗ Mạnh Hà ·
45t0909 332 005 | Đất nền Long Thành | 2.5–3 tỷ | Google Ads | Vũ Khánh | Closed |
| 6 | Cá nhânLê Văn An ·
38t0934 552 110 | Sunshine · 2PN view biển | 4–5 tỷ | Facebook Ads | Trần Minh | Đã contact |
| 7 | Cá nhânHoàng Thị Linh ·
29t0931 880 226 | Townhouse Thủ Đức | ~8 tỷ | Google Ads | — | Không phù hợp |
Danh sách property // 247 available · 36 locked · 188 closed
| Mã căn | Project / Zone / Block | Loại · diện tích | Giá niêm yết | Sale lock | Status | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | A.18.05PROP-2026-1805 | Aurora · Riverside · Block A | Apartment · 78m² · 2PN | 4.85 tỷ | Lê Hoàng · 38h còn | ● Locked |
| 2 | A.21.07PROP-2026-2107 | Aurora · Riverside · Block A | Apartment · 82m² · 2PN | 5.15 tỷ | Trần Minh · queue +1 | ● Locked |
| 3 | B.15.03PROP-2026-1503 | Sunshine · Bay · Block B | Apartment · 75m² · 2PN | 4.2 tỷ | — | Available |
| 4 | C.05.12PROP-2026-0512 | Sunshine · Bay · Block C | Apartment · 56m² · 1PN | 2.8 tỷ | — | Available |
| 5 | PH-09.01PROP-2026-0901 | Aurora · Riverside · Penthouse | Penthouse · 220m² · 4PN | 14.5 tỷ | Phạm Hùng · 4h còn | ⚠ Sắp expire |
| 6 | LT-04.18PROP-2025-0418 | Long Thành · Đất nền | Land · 120m² · MT đường | 2.6 tỷ | Vũ Khánh | Closed · 18/05 |
Deal board · Tuần 20/05/2026 // 87 active · 4 sắp expire
Commission tháng 05/2026 // 4.6 tỷ tổng · 78% đã trả
| Deal | Sale | Property | Giá GD | Tier | Commission | Trạng thái | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | DE-2349 | Lê HoàngCN1 · senior | A.12.06 · Aurora | 4.72 tỷ | T3 · 2.5% | 70,800,000 đ | ✓ Đã trả 05/05 |
| 2 | DE-2331 | Trần MinhCN1 · senior | A.09.03 · Aurora | 5.10 tỷ | T3 · 2.5% | 76,500,000 đ | ✓ Đã trả 05/05 |
| 3 | DE-2325 | Phạm HùngCN2 · senior | B.05.08 · Sunshine | 3.20 tỷ | T2 · 2.2% | 42,240,000 đ | ✓ Đã trả 05/05 |
| 4 | DE-2342 | Vũ KhánhCN3 · junior | LT-04.18 · Long Thành | 2.60 tỷ | T2 · 2.2% | 34,320,000 đ | ⏳ Chờ trả 05/06 |
| 5 | DE-2298 | Lê HoàngCN1 · senior | PH-07.02 · Aurora | 11.8 tỷ | T4 · 2.8% | 198,240,000 đ | ⏳ Chờ trả 05/06 |
| 6 | DE-2287 | Nguyễn QuânCN2 · junior | C.05.12 · Sunshine | 2.80 tỷ | T2 · 2.2% | 36,960,000 đ | ✓ Đã trả 05/05 |
Toàn bộ quỹ hàng — nhìn là thấy trên bản đồ.
Xem vị trí từng căn, lọc theo trạng thái, phân bổ môi giới, so sánh giá theo khu vực — tất cả trên một giao diện bản đồ thời gian thực.
Quỹ hàng — Quận 7
// 148 bất động sản · cập nhật 2 phút trước
Sàn dùng Estio thấy gì?
Câu hỏi thường gặp trước khi triển khai.
Đây là 6 câu hỏi mà 90% giám đốc sàn BĐS hỏi đầu tiên. Còn vướng — đặt lịch 30 phút với đội triển khai.
Đặt lịch tư vấnSale của tôi không chịu nhập CRM — làm sao bắt họ dùng?+
Không ai “bắt” sale dùng bằng ép buộc được. Estio thiết kế theo nguyên tắc: lợi ích trên hệ thống > lợi ích ngoài hệ thống. Lead tốt auto-assign cho ai dùng app thường xuyên. Lock căn chỉ có hiệu lực khi tạo trong app — “nhắt máy can bố” ngó ngoài app không được ai công nhận. Sau 2–3 tuần, sale tự chuyển vì không dùng app thì mất lợi.
Sàn có đang dùng Excel + Zalo — di trú dữ liệu như thế nào?+
Đội triển khai làm việc 1–2 tuần đầu: chuẩn hoá từng project (Project → Zone → Block → Unit), import danh sách property, lịch sử deal, danh sách sale & commission profile. Excel hiện hành map sang schema của Estio qua import-template có sẵn.
NocoBase là gì? Vì sao lại chọn nhảy từ môi trường SaaS sang self-hosted?+
NocoBase là platform low-code miễn phí, mã nguồn mở. Estio chạy trên Community Edition + PostgreSQL trong Docker trên VPS của sàn. Lợi: dữ liệu sàn sở hữu 100%, không phấp phỏng nhà cung cấp “tăng giá”, túy biến sâu, tích hợp Zalo OA / sao kê / e-sign dễ. Chi phí: chỉ VPS (~1–2tr/tháng cho sàn 100 sale).
Sàn có nhiều chi nhánh + nhiều team sale — có hỗ trợ đa cơ sở không?+
Có. Mỗi chi nhánh có không gian dữ liệu riêng. Phan rule assignment theo branch / team. Sale CN1 không truy cập lead của CN2 trừ khi được manager cấp quyền. Dashboard tổng hợp cho BGD cross-branch. Phan commission_profile theo level sale từng CN.
Bao lâu thì sàn bắt đầu dùng được trong vận hành thật?+
4–6 tuần cho sàn 50–150 sale. Bao gồm: setup VPS + Docker + NocoBase, cấu hình schema property + commission tier, di trú Excel hiện có, tích hợp Facebook Lead Ads / Zalo OA / sao kê ngân hàng, đào tạo 2 buổi cho admin/team lead và 1 buổi cho sale. Roll-out theo mô-đun — module Lead + Property tuần 3, Commission tuần 5.
Có tích hợp với Facebook Lead Ads, Zalo OA, sao kê ngân hàng không?+
Có. Lead từ Facebook Lead Ads & Google Lead Forms đổ về trong 30 giây. Zalo OA dùng để gửi thanh khoản cho khách + nhắc cho sale. Đối soát thanh toán cọc qua sao kê VCB, TCB, MB, ACB. E-sign DocuSign / VNPT-CA / Viettel-CA cho hợp đồng đặt cọc.
Với đội ngũ là những chuyên gia công nghệ kinh nghiệm lâu năm sẽ lắng nghe và tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho bạn.
292/12 Cách Mạng Tháng 8, Phường Nhiêu Lộc, TP.HCM