Một hệ thống vận hành
toàn trung tâm ngoại ngữ.
Lead, học viên, lớp học, buổi dạy, điểm danh, học phí, lương giáo viên — 7 module nghiệp vụ chạy gọn trên một nền tảng, thay cho 6 file Excel rời rạc, 4 nhóm Zalo và một quyển sổ điểm danh giấy.
Vận hành bằng file Excel & trí nhớ.
Một sai sót — mất cả lớp.
Một trung tâm 12–40 lớp thường đang dùng: Excel cho lead & học viên, Google Sheet cho lịch, Zalo nhóm cho giáo viên, sổ giấy điểm danh, app riêng cho học phí. Dữ liệu rời rạc — và đây là 4 nút thắt thường gặp nhất.
Lead phụ huynh hỏi giá rồi… bặt tin
Phụ huynh inbox Fanpage, gọi hotline, để lại form. Không ai biết đã trả lời ai. 30% lead nguội trong 24h — đáng lẽ đó là 4–6 học viên ghi danh mỗi tháng.
Lịch lớp trùng phòng, trùng giáo viên
Admin sắp lịch trên Sheet, copy nhầm 1 dòng. Sáng hôm sau 2 lớp đứng trước cửa cùng 1 phòng — phụ huynh phật ý, giáo viên dạy bù vào tối thứ Bảy.
Điểm danh giấy — buổi học thất thoát
Giáo viên ghi sổ, cuối tuần gửi ảnh Zalo. Admin gõ lại Excel. Cuối tháng phát hiện 8 buổi không trừ giờ học của ai — học viên dùng quá gói, trung tâm chịu lỗ.
Học phí, công nợ & lương GV rối loạn
Phụ huynh đóng gói 60 giờ — không biết đã dùng đến giờ thứ mấy. Cuối tháng tính lương GV: ghép giờ dạy thực tế từ 5 nơi mất 2 ngày. Sai số ~6%/tháng.
“Tháng nào tôi cũng phải tự ngồi cộng giờ dạy của 14 giáo viên từ 3 file Excel. Có tháng tính thiếu 1.2 triệu cho cô Linh — cô nghỉ luôn tuần sau. Phụ huynh thì tin chúng tôi quản lý giờ học chuẩn — tôi không dám nói thật.”
Mỗi học viên — một hồ sơ học tập hoàn chỉnh.
Admin mở học viên ra là thấy đủ: phụ huynh, lớp đang học, gói giờ còn lại, lịch sử điểm danh, hoá đơn đã đóng, tiến độ khoá — không phải nhảy qua 4 công cụ để ghép lại bức tranh.
- 01Hồ sơ cá nhân & phụ huynh. Mọi thông tin liên hệ, lịch sử ghi danh, mục tiêu học tập gắn vào một học viên.
- 02Lịch sử điểm danh tự động. Mỗi buổi học vẽ ra một ô — đi học / vắng / muộn / bù — không ai gõ tay.
- 03Gói giờ & học phí trực quan. Học viên còn lại 18/60 giờ — cảnh báo lúc gần hết, đề xuất topup ngay khi đăng nhập.
- 04Activity log đầy đủ. Ai đổi lớp, ai hoàn tiền, ai sửa điểm danh — log lại cho audit nội bộ.
- 05Tự động hoá nghiệp vụ định kỳ. Tạo buổi học theo lịch, đóng buổi quá hạn, nhắc đóng học phí — không cần admin can thiệp.
Một nền tảng. Toàn bộ vòng đời học viên.
Từ phát sinh lead, tư vấn, ghi danh, triển khai lớp, dạy & điểm danh, đến học phí và lương giáo viên — chạy gọn trên một hệ thống.
CRM & Lead Management
Quản lý lead, nhu cầu & mục tiêu học, trạng thái tư vấn, nguồn khách, lịch sử chăm sóc, chuyển đổi thành học viên chính thức.
Contact & Student Management
Hồ sơ học viên cá nhân, phụ huynh, thông tin liên hệ, lịch sử ghi danh, quá trình học tập và mục tiêu ngôn ngữ.
Class & Enrollment
Quản lý lớp theo khoá / ngôn ngữ / cấp độ / giáo viên / phòng. Ghi danh, sĩ số, trạng thái lớp, tiến độ hoàn thành khoá.
Session & Attendance
Lên lịch buổi học, điểm danh học viên & giáo viên, buổi bù, huỷ lịch, cập nhật trạng thái tự động theo ngày thực tế.
Tuition & Payment
Học phí theo gói giờ hoặc khoá. Theo dõi công nợ, ghi nhận thanh toán, xuất biên lai, cảnh báo gói gần hết giờ.
Teacher & Payroll
Hồ sơ giáo viên, phân công lớp, timesheet giảng dạy. Tính lương theo giờ dạy thực tế — chốt nhanh, không sai.
Activity & Automation
Log mọi thay đổi dữ liệu. Tự động tạo buổi học, đóng điểm danh, nhắc học phí, gửi thông báo định kỳ.
Module của bạn?
Tích hợp thêm module riêng cho mô hình trung tâm: thi nội bộ, báo cáo phụ huynh, học liệu số… — đội triển khai làm trong sprint riêng.
Tự động. Di động. Realtime. Bảo mật.
Không chỉ là phần mềm quản lý — là nền tảng vận hành dùng được mọi lúc, mọi nơi. 4 năng lực nền tảng đi kèm trong mọi gói triển khai.
Tạo buổi học & đóng điểm danh tự động.
Lớp khai giảng — hệ thống tự sinh toàn bộ buổi học theo lịch định trước, đẩy vào lịch giáo viên & học viên. Quá ngày học mà chưa điểm danh? Tự đóng và nhắc giáo viên bổ sung trong 24h.
- ✓Sinh 24–60 buổi/lớp trong 1 thao tác — kèm phòng, giáo viên, trợ giảng.
- ✓Phát hiện trùng lịch phòng / giáo viên ngay khi đặt — chặn lưu.
- ✓Buổi quá hạn không điểm danh — auto-flag & nhắc trong 24h.
App giáo viên & phụ huynh trên điện thoại.
Giáo viên điểm danh ngay trên điện thoại lúc bắt đầu buổi học — không cần sổ. Phụ huynh xem tiến độ con, gói giờ còn lại, lịch học sắp tới. Cài 1 chạm như app thật, không qua store.
- ✓Điểm danh 1 chạm — kèm chữ ký số của giáo viên, không sửa lén được.
- ✓App phụ huynh: lịch học con, tiến độ khoá, số dư gói giờ, hoá đơn.
- ✓Một codebase cho iOS / Android / Web — không chờ duyệt store.
Thông báo đúng người, đúng lúc cần.
Lead mới về, học viên vắng buổi thứ 3 liên tiếp, gói giờ sắp hết, học phí quá hạn — đẩy push trực tiếp tới admin, giáo viên, phụ huynh. Không spam: mỗi role thấy đúng việc của mình.
- ✓Phụ huynh nhận tin con vắng học trong 5 phút sau giờ điểm danh.
- ✓Admin nhận cảnh báo gói giờ sắp hết — gọi topup trước khi hết hẳn.
- ✓Bật/tắt theo loại thông báo cho từng role — không bị làm phiền.
Quy trình định kỳ chạy nền.
Mỗi đêm 1h sáng, hệ thống tự tổng kết: chốt điểm danh hôm trước, đóng buổi quá hạn, gửi nhắc học phí, sinh báo cáo cho admin. Sáng hôm sau mở máy là việc đã xong — không cần ai chạy tay.
- ✓Trigger theo sự kiện: lead mới, buổi học kết thúc, gói giờ < 10h, học phí quá hạn.
- ✓Action đa kênh: SMS, Zalo OA, email, push — chọn kênh phụ huynh thật sự đọc.
- ✓Log mọi automation — biết chính xác đã gửi gì cho ai, lúc nào.
Và — khi giáo viên nghỉ,
lớp học vẫn chạy.
Mỗi lớp luật sư đã dạy — toàn bộ giáo án, ghi chú học viên, điểm yếu cần kèm thêm, lịch sử điểm danh — đều nằm trong hệ thống chứ không trong vở giáo viên. Khi GV cũ nghỉ, GV mới tiếp nhận trong 1 buổi — phụ huynh không nhận ra có sự thay đổi.
Cô An nghỉ — ai biết Minh An sợ phần Speaking?
- ✕Ghi chú học viên nằm trong vở giáo viên của cô An.
- ✕Điểm yếu, điểm mạnh — chỉ cô An biết.
- ✕GV mới hỏi lại phụ huynh — phụ huynh mất tin tưởng.
- ✕2 tuần sau: 3 học viên nghỉ học theo cô.
1 cú click — đổi GV phụ trách, tiếp tục buổi sau.
- ✓Ghi chú từng học viên, điểm cần kèm — lưu trong app.
- ✓Lịch sử điểm danh, bài tập nộp — tra trong 30 giây.
- ✓GV mới đọc context trước buổi đầu tiên — quen tên cả lớp.
- ✓Phụ huynh không nhận ra đã có sự thay đổi giáo viên.
Từ lead đến lương giáo viên — không gãy ở khâu nào.
8 bước nghiệp vụ kết nối thành một dòng chảy duy nhất. Dữ liệu chuyển tiếp tự động, không phải gõ lại bất kỳ trường nào.
hỏi tư vấn
+ tư vấn lớp
học viên
vào lớp
+ gói giờ
tự động
+ trừ giờ
theo giờ
Mọi phụ huynh hỏi giá đều được ghi nhận & chấm điểm.
Lead từ Fanpage, hotline, Zalo OA, web form, walk-in đổ về một inbox. Hệ thống tự gán cho tư vấn viên phù hợp theo cấp độ & ca, cảnh báo lead nguội quá 24h.
- Đa nguồn: Fanpage Messenger, Zalo OA, web form, hotline, walk-in.
- Lead scoring theo: độ tuổi học viên, ngôn ngữ, mục tiêu, ngân sách.
- Auto-assign tư vấn viên theo lớp họ phụ trách & capacity hiện tại.
- SLA: lead không trả lời quá 4h — auto đẩy lên quản lý ca.
Test trình độ & gợi ý lớp phù hợp trong 1 màn.
Tư vấn viên đăng nhập — thấy ngay những lớp còn chỗ, đúng cấp độ, đúng ca học khả thi cho phụ huynh. Không lật bảng lịch Excel, không hỏi quản lý.
- Test trình độ nội bộ — nhập điểm, hệ thống đề xuất cấp độ phù hợp.
- Gợi ý 3 lớp phù hợp nhất theo cấp độ, ca học, sĩ số còn lại.
- Bảng giá & gói giờ hiển thị ngay — phụ huynh chốt tại chỗ.
- Lịch hẹn quay lại nếu chưa chốt — không thả lead nguội.
Mỗi học viên — một hồ sơ học tập đi cùng nhiều khoá.
Không còn 3 file Excel học viên. Mở hồ sơ là thấy ngay: phụ huynh, các khoá đã & đang học, tiến độ, gói giờ, điểm cần lưu ý — cộng dồn từ ngày đầu.
- Hồ sơ học viên + người giám hộ — gắn nhiều số liên hệ phụ huynh.
- Lịch sử ghi danh nhiều khoá — không tạo trùng học viên.
- Ghi chú học tập: điểm mạnh / yếu / sợ phần nào — GV nào cũng đọc được.
- Phân quyền: nhân viên CN khác không xem được hồ sơ nhạy cảm.
Lớp học theo khoá / cấp độ / ngôn ngữ — không trùng phòng.
Tạo lớp một lần, hệ thống tự đặt phòng, gán GV, sinh lịch học cho cả khoá. Sĩ số & tiến độ hoàn thành khoá hiển thị realtime trên dashboard.
- Lớp theo khoá → ngôn ngữ → cấp độ → ca → giáo viên → phòng.
- Ghi danh học viên — kiểm tra cấp độ & sĩ số tự động.
- Theo dõi: chưa khai giảng / đang học / sắp kết / đã kết khoá.
- Báo cáo tiến độ hoàn thành cho từng lớp — phát hiện lớp chậm.
Học phí theo gói giờ — minh bạch tới từng buổi.
Phụ huynh đóng 60 giờ — hệ thống trừ giờ theo từng buổi học. Hết <10h, auto nhắc topup qua Zalo OA. Hoá đơn & biên lai xuất DOCX brand sẵn trong 1 click.
- Định nghĩa gói giờ / khoá học / retainer — giá theo cấp độ & ngôn ngữ.
- Topup gói giờ — gộp số dư cũ, không mất giờ thừa.
- Đối soát thanh toán tự động qua sao kê ngân hàng & ví điện tử.
- Dashboard công nợ — biết khách nào quá hạn ngay khi mở.
Buổi học tự sinh theo lịch khoá.
Khoá khai giảng — hệ thống sinh toàn bộ 48 buổi học, đặt phòng, gán GV chính/trợ giảng, đưa vào lịch tất cả học viên. Đổi lịch 1 buổi? Một click — gửi thông báo tới tất cả.
- Sinh hàng loạt buổi học theo template lịch của khoá.
- Buổi bù & huỷ — quản lý riêng, không ảnh hưởng timeline gốc.
- Conflict detector: trùng phòng / trùng GV / trùng học viên — chặn lưu.
- Đẩy thông báo tới GV + học viên + phụ huynh 1h trước buổi.
Điểm danh trong 30 giây, trừ giờ tự động.
GV mở app trên điện thoại đầu buổi — danh sách học viên hiện ra với 4 trạng thái: Có / Vắng / Muộn / Bù. Tick xong, hệ thống tự trừ giờ học, ghi vào báo cáo phụ huynh, log timesheet GV.
- Điểm danh 1 chạm — không cần internet, sync khi có mạng.
- Vắng có phép / không phép — ảnh hưởng khác lên gói giờ.
- Buổi bù tự gắn vào học viên — không trừ 2 lần gói giờ.
- Admin có thể chỉnh sửa — nhưng log đầy đủ ai đã sửa, vì sao.
Lương giáo viên — tính từ giờ dạy thực.
Mỗi điểm danh giáo viên hoàn thành = 1 dòng timesheet. Cuối tháng kế toán mở: tổng giờ dạy, giờ bù, phụ cấp lớp đặc biệt, khấu trừ — hiện ra đúng đến từng phút. Xuất phiếu lương DOCX gửi GV qua Zalo.
- Timesheet GV tự ghi nhận từ điểm danh — không khai báo thủ công.
- Hệ số lương theo cấp độ lớp, ngôn ngữ, GV bản ngữ / Việt Nam.
- Phụ cấp ca tối, dạy bù, dạy thay — tính đúng quy tắc của trung tâm.
- Phiếu lương DOCX brand sẵn — gửi GV trước ngày 5 hàng tháng.
Đây là Lasa đang chạy.
5 màn hình quan trọng nhất trong vận hành — đúng giao diện sản phẩm, đúng dữ liệu nghiệp vụ. Bấm chuyển qua từng tab.
Tổng quan tháng 05/2026 // CN Quận 1 · 320 học viên
Lead tư vấn // 87 lead tháng này
| Phụ huynh / Học viên | Ngôn ngữ · cấp độ | Nguồn | Tư vấn viên | Trạng thái | Tạo lúc | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | PHCô Hoa — Minh An (9t)0901 234 132 | Tiếng Anh · Junior B1 | Fanpage | Ms. Lan | Mới | ● 2h trước |
| 2 | PHChú Huy — Bảo Khánh (11t)0938 887 221 | Tiếng Anh · IELTS Junior | Hotline | Ms. Lan | Hẹn test | ● 1d trước |
| 3 | HVTrần Quốc Anh (22t)0908 112 348 | Tiếng Nhật · N4 | Google Ads | Mr. Khoa | Mới | ● 4h trước |
| 4 | PHCô Mai — An Nhiên (7t)0912 776 119 | Tiếng Anh · Kids A1 | Walk-in | Ms. Thảo | Đã tư vấn | ● 2d trước |
| 5 | HVPhạm Hoài Linh (28t)0909 332 005 | Tiếng Hàn · TOPIK 3 | Giới thiệu | Ms. Trang | Đã ghi danh | ● 3d trước |
| 6 | PHChú Tâm — Đức Thịnh (10t)0934 552 110 | Tiếng Anh · Junior A2 | Fanpage | Ms. Lan | Đã tư vấn | ● 1w trước |
| 7 | HVNguyễn Khánh Vy (19t)0931 880 226 | Tiếng Anh · IELTS 6.5 | Google Ads | Mr. Khoa | Không phù hợp | ● 1w trước |
Danh sách học viên // 320 đang học · 47 đã kết khoá
| Học viên | Phụ huynh | Lớp đang học | Gói giờ | Chuyên cần | Trạng thái | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nguyễn Minh An · 9tSTD-2026-0418 | Cô Hoa · 0901 234 132 | JR-B1-04 · Junior B1 | 42/60h | 94% | Đang học |
| 2 | Trần Bảo Ngân · 10tSTD-2026-0091 | Cô Hằng · 0938 770 112 | JR-B1-04 · Junior B1 | 4/60h | 72% | Đang học |
| 3 | Lê Hà Khôi · 9tSTD-2026-0312 | Chú Long · 0908 552 110 | JR-B1-04 · Junior B1 | 28/60h | 88% | Đang học |
| 4 | Vũ Phương Thảo · 11tSTD-2025-1102 | Cô Linh · 0912 119 880 | JR-B1-04 + Toeic Jr | 52/60h | 98% | Đang học |
| 5 | Phạm Hoài Linh · 28tSTD-2026-0512 | — | TOPIK-3-02 · Tiếng Hàn | 8/40h | — | Sắp vào học |
| 6 | Trần Quốc Anh · 22tSTD-2024-0211 | — | N4-JP-08 · Tiếng Nhật | 0/0h | — | Đã kết khoá |
Lịch lớp · Tuần 20/05/2026 // 26 buổi · 5 phòng · 7 giáo viên
Hoá đơn & thu phí // Tháng 05/2026 · 2.84 tỷ đã thu
| Mã hoá đơn | Học viên · phụ huynh | Nội dung | Số tiền | Hạn thu | Trạng thái | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | TU-2605-0418 | Nguyễn Minh An · 9tPH. Cô Hoa | Topup 60h · Junior B1 | 7,172,500 đ | 20/05/2026 | ✓ Đã thu · VCB |
| 2 | TU-2605-0417 | Lê Hà Khôi · 9tPH. Chú Long | Khoá Junior B1 · 48 buổi | 6,840,000 đ | 22/05/2026 | ✓ Đã thu · TCB |
| 3 | TU-2605-0412 | Trần Bảo Ngân · 10tPH. Cô Hằng | Topup 60h · Junior B1 | 7,200,000 đ | 25/05/2026 | ⏳ Chờ thu |
| 4 | TU-2605-0406 | Phạm Hoài Linh · 28t— | Khoá TOPIK 3 · 40 buổi | 5,800,000 đ | 15/05/2026 | ⚠ Quá hạn 5d |
| 5 | TU-2605-0398 | Đặng Tuấn Khang · 12tPH. Cô Vy | Topup 30h · Junior A2 | 3,650,000 đ | 10/05/2026 | ⚠ Quá hạn 10d |
| 6 | TU-2605-0395 | Hoàng Mỹ Khanh · 17tPH. Chú Hoàng | IELTS 6.5 · 40 buổi | 12,800,000 đ | 28/05/2026 | ✓ Đã thu · MB |
Trung tâm dùng Lasa tiết kiệm gì?
Câu hỏi thường gặp trước khi triển khai.
Đây là 6 câu hỏi mà 90% giám đốc trung tâm hỏi đầu tiên. Còn vướng — đặt lịch 30 phút với đội triển khai.
Đặt lịch tư vấnTrung tâm tôi đang dùng Excel + Zalo — di trú dữ liệu có khó không?+
Không. Đội triển khai của Lasa làm việc trực tiếp 1–2 tuần đầu để chuẩn hoá dữ liệu Excel, Google Sheet, danh bạ Zalo hiện hành thành schema của hệ thống. Mỗi học viên, lớp, gói giờ, lịch sử thanh toán đều được đối soát ngược lại với admin trước khi go-live.
Trung tâm có nhiều chi nhánh — hệ thống có hỗ trợ đa cơ sở không?+
Có. Mỗi chi nhánh có không gian dữ liệu riêng: lớp, phòng học, giáo viên, tài chính. Quản lý tổng có dashboard tổng hợp toàn hệ thống. Quyền chuyển học viên / GV giữa CN có thể bật/tắt theo mô hình của trung tâm.
Giáo viên bản ngữ có quen với app Việt không?+
App giáo viên có giao diện tiếng Anh đầy đủ, ngoài tiếng Việt. Workflow điểm danh / xem lịch / ghi chú học viên đơn giản — chúng tôi đào tạo GV trong 30 phút, hầu hết dùng thành thạo từ buổi học thứ hai.
Có tích hợp với Misa, sao kê ngân hàng, Zalo OA không?+
Hoá đơn đẩy thẳng sang Misa, Fast, Bravo. Đối soát thanh toán tự động qua sao kê Vietcombank, Techcombank, MB, ACB, VPBank. Gửi thông báo phụ huynh qua Zalo OA, SMS Brand, email. Tích hợp Facebook Lead Ads & Google Lead Forms đi kèm trong gói.
Bao lâu thì trung tâm bắt đầu dùng được trong vận hành thật?+
Thường 3–5 tuần cho trung tâm 200–500 học viên. Bao gồm: cài đặt, di trú dữ liệu, tuỳ biến template DOCX (hoá đơn, phiếu lương, biên lai), đào tạo 2 buổi cho admin / tư vấn / kế toán và 1 buổi cho giáo viên. Đi-vào-vận-hành theo từng module để giảm rủi ro.
Phụ huynh không rành công nghệ — có dùng app được không?+
App phụ huynh thiết kế theo tiêu chí "ông bà cũng dùng được": 1 màn hình thấy lịch học của con, số giờ còn lại, hoá đơn cần đóng. Đăng nhập qua OTP Zalo — không cần nhớ mật khẩu. Phụ huynh nào không cài app vẫn nhận thông báo Zalo OA và SMS.